Warum Schweizer PM-Tools den Unterschied machen

Die Normen des Schweizerischen Ingenieur- und Architektenvereins (SIA) bilden das Rückgrat des Schweizer Bauwesens. Besonders relevant für Handwerksbetriebe sind die SIA 118 (Allgemeine Bedingungen für Bauarbeiten), die SIA 102/103/108 (Ordnungen für Architekten und Ingenieure) und die SIA-Phasenmodelle, die ein Bauprojekt in klar definierte Abschnitte gliedern: Strategische Planung, Vorstudien, Projektierung, Ausschreibung, Realisierung und Bewirtschaftung.

Für die Projektmanagement-Software bedeutet das: Die Projektstruktur sollte sich an diesen Phasen orientieren können. Wenn ein Generalunternehmer nach SIA-Phasen plant, muss der Subunternehmer — also der Handwerksbetrieb — seine Arbeit in dasselbe Schema einordnen können. Asana oder Trello kennen keine SIA-Phasen. Sie bieten generische Projektboards, die manuell angepasst werden müssen. Microsoft Project kann SIA-Phasen als Gantt-Diagramm abbilden, erfordert aber eine aufwändige manuelle Konfiguration. Finito Pro bietet optionale SIA-konforme Projektvorlagen, die bei Bedarf aktiviert werden können — ohne die Einfachheit der Bedienung zu beeinträchtigen.

Die Schweiz kennt kein einheitliches Baugesetz. Jeder Kanton hat seine eigene Baugesetzgebung, und innerhalb der Kantone können Gemeinden zusätzliche Vorschriften erlassen. Was in Zürich bewilligungsfrei ist, kann in Bern eine vollständige Baubewilligung erfordern. Für einen Handwerksbetrieb, der kantonsübergreifend arbeitet, ist das eine echte Herausforderung.

Eine Schweizer PM-App kann hier unterstützen, indem sie kantonale Checklisten für Baubewilligungsverfahren bereitstellt. Welche Dokumente braucht die Baupolizei in Kanton Aargau? Welche Fristen gelten in Basel-Stadt? Welche Auflagen gibt es im Kanton Luzern für Dacharbeiten? Internationale Tools wie ClickUp oder Monday.com können solche lokalen Informationen naturgemäss nicht liefern. Finito Pro integriert kantonale Compliance-Checklisten, die regelmässig aktualisiert werden.

Seit dem vollständigen Umstieg auf die QR-Rechnung (Abschaffung der orangen und roten Einzahlungsscheine) ist die korrekte Erstellung von QR-Rechnungen für Schweizer Betriebe obligatorisch. Die QR-Rechnung basiert auf dem ISO-20022-Standard und enthält einen Swiss QR Code mit strukturierten Zahlungsinformationen. Die korrekte Implementierung erfordert die Einhaltung technischer Spezifikationen (IBAN mit QR-IID, Referenztypen, Zahlungsbetrag in CHF oder EUR) und gestalterischer Vorschriften (Perforationslinie, Empfangsschein, Zahlteil).

Internationale PM-Tools bieten keine QR-Rechnungsfunktion. Asana, ClickUp, Monday.com und Jira sind keine Rechnungstools und verweisen für die Fakturierung auf Drittanbieter wie Stripe oder QuickBooks — die ihrerseits keine Schweizer QR-Rechnungen generieren. Selbst Notion, das grundsätzlich als Datenbank für alles dienen kann, bietet keine Rechnungsfunktion. bexio beherrscht die QR-Rechnung nativ, ist aber primär ein Buchhaltungstool ohne vollwertiges Projektmanagement.

Finito Pro vereint beides: Aus den im Projekt erfassten Zeiten und Materialien wird per Knopfdruck eine QR-Rechnung nach Schweizer Standard generiert — inklusive Offerten, Akonto-Rechnungen und Schlussrechnungen. Der gesamte Fakturierungsprozess bleibt innerhalb eines einzigen Tools, ohne Export in ein Drittsystem.

Das neue Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG), in Kraft seit September 2023, stellt erhöhte Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten. Für Handwerksbetriebe, die Kundendaten, Mitarbeiterdaten und Projektdaten in einer PM-Software speichern, ist die nDSG-Konformität keine Option, sondern Pflicht. Besonders relevant: die Informationspflicht gegenüber betroffenen Personen, die Pflicht zur Führung eines Datenverarbeitungsverzeichnisses und die Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen.

Bei internationalen PM-Tools liegt die Datenhaltung typischerweise in den USA (Asana, Trello, Notion), in der EU (Monday.com) oder verteilt auf mehrere Rechenzentren weltweit (ClickUp, Jira). Die Übermittlung von Personendaten in die USA ist seit dem Schrems-II-Urteil rechtlich umstritten. Das Swiss-US Data Privacy Framework bietet zwar eine Grundlage, aber die rechtliche Unsicherheit bleibt.

Finito Pro speichert alle Daten in Schweizer Rechenzentren und unterliegt ausschliesslich Schweizer Recht. Die Verschlüsselung erfolgt sowohl bei der Übertragung (TLS 1.3) als auch bei der Speicherung (AES-256). Regelmässige Sicherheitsaudits und eine transparente Datenschutzerklärung auf Deutsch runden das Paket ab. Für Betriebe, die öffentliche Aufträge ausführen oder mit sensiblen Kundendaten arbeiten, ist die Schweizer Datenhaltung ein entscheidender Vorteil.

Die Schweizerische Unfallversicherungsanstalt (SUVA) stellt spezifische Anforderungen an die Dokumentation von Arbeitszeiten und Sicherheitsmassnahmen auf Baustellen. Gemäss OR Art. 321c ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter aufzuzeichnen. Die SUVA verlangt zudem Nachweise über durchgeführte Sicherheitsmassnahmen — insbesondere bei Arbeiten in der Höhe, mit elektrischen Anlagen oder mit gefährlichen Stoffen.

Finito Pro integriert die Arbeitszeiterfassung und Sicherheitschecklisten in den Projektworkflow. Die erfassten Daten können bei einer SUVA-Kontrolle direkt vorgezeigt werden — digital, vollständig und mit Zeitstempeln versehen. Internationale Tools bieten diese Funktion nicht nativ und erfordern manuelle Ergänzungen oder Drittanbieter-Integrationen.