Was kostet Projektmanagement-Software?

Mehrere PM-Tools bieten kostenlose Versionen an. Trello Free erlaubt unbegrenzte Kanban-Boards mit bis zu 10 Boards pro Workspace. Für einen kleinen Betrieb, der lediglich eine visuelle Aufgabenverwaltung braucht, kann das ausreichen. Notion bietet in der kostenlosen Version Zugang zu nahezu allen Funktionen für Einzelnutzer — eine der grosszügigsten Free-Versionen am Markt. Asana Free unterstützt bis zu 10 Teammitglieder mit grundlegenden Projektmanagement-Funktionen.

Der Haken: Kostenlose Versionen sind in der Regel auf Basisfunktionen beschränkt. Erweiterte Zeiterfassung, Automatisierungen, Berichterstellung und Integrationen mit anderen Tools erfordern kostenpflichtige Upgrades. Für einen Handwerksbetrieb, der Zeiterfassung, Foto-Dokumentation und Rechnungsstellung benötigt, reichen die Free-Tiers nicht aus. Zudem fehlt bei kostenlosen internationalen Tools häufig der Schweizer Support und die nDSG-konforme Datenhaltung.

Finito Pro bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase mit vollem Funktionsumfang. Im Unterschied zu den «Freemium»-Modellen von Asana oder Trello handelt es sich um eine echte Testversion ohne Funktionseinschränkungen — damit Sie die Software unter realen Bedingungen beurteilen können.

Der monatliche Listenpreis ist nur ein Teil der Gesamtkosten. Bei vielen PM-Tools fallen zusätzliche Kosten an, die auf den ersten Blick nicht ersichtlich sind. ClickUp berechnet für erweiterte Automatisierungen und Integrationen einen Aufpreis. Monday.com verlangt für die Zeiterfassungs-Integration ein separates Add-on. Microsoft Project erfordert oft zusätzliche Microsoft-365-Lizenzen und externe Beratung für die Einrichtung.

Auch die Einarbeitungszeit ist ein Kostenfaktor. Wenn ein Fünf-Personen-Team zwei Tage für die Einführung eines komplexen Tools wie Jira benötigt, sind das 80 Arbeitsstunden — bei einem durchschnittlichen Stundensatz von CHF 90.— entspricht das CHF 7'200.— an Produktivitätsverlust. Finito Pro ist bewusst so gestaltet, dass die Einarbeitungszeit minimal ist: In unserem Test war ein neuer Benutzer nach 15 Minuten produktiv. Das spart nicht nur Nerven, sondern auch bares Geld.

Schliesslich sollten Sie die Kosten für Datenmigration, Support und Updates berücksichtigen. Schweizer Anbieter wie Finito Pro bieten Support auf Deutsch und kennen die lokalen Anforderungen. Bei internationalen Anbietern kann es vorkommen, dass der Support auf Englisch läuft und Schweizer Spezifika nicht verstanden werden — was im Ernstfall teuer werden kann.